Lock-in ontstaat langzaam
Niemand kiest bewust voor een leverancier waar hij niet meer weg kan. Het groeit: eerst de software, dan de koppelingen, dan de mailboxen, dan het domein dat ooit voor het gemak op naam van de leverancier is gezet. Na drie jaar is overstappen geen kwestie meer van een offerte vergelijken maar van een project met een prijskaartje. De tijd om dat te voorkomen is het moment waarop u tekent, want dan hebt u nog iets te kiezen.
Van wie is uw data
Vraag letterlijk: kan ik mijn gegevens er zelf uit halen, in welk formaat, en hoe vaak. Een export naar een leesbaar bestandsformaat is het minimum; een export die alleen door de leverancier zelf kan worden gemaakt en waar een factuur tegenover staat, is een waarschuwing. Vraag ook wat er gebeurt met uw gegevens na beeindiging: hoe lang blijven ze beschikbaar en hoe worden ze daarna verwijderd. Leg dat vast in het contract en niet in een mail.
Domein, accounts en licenties op uw naam
Dit is het punt waar het in de praktijk het vaakst misgaat. Uw domeinnaam hoort op naam van uw eigen bedrijf te staan, niet op die van uw webbouwer. Hetzelfde geldt voor het advertentieaccount, het analyseaccount en de licenties van software die u afneemt. Controleer dat nu, niet als u wilt vertrekken. Een leverancier die daar moeilijk over doet, vertelt u precies wat er gebeurt als de relatie eindigt.
De opzegvoorwaarden lezen
Kijk naar de looptijd, de stilzwijgende verlenging en de opzegtermijn. Een contract dat jaarlijks verlengt met een opzegtermijn van drie maanden betekent dat u elf maanden per jaar niet weg kunt. Vraag daarnaast of er migratieondersteuning is voorzien bij vertrek en tegen welk tarief. Een leverancier die daar een redelijke afspraak over durft te maken, heeft vertrouwen in zijn eigen dienstverlening.
Bouw uw eigen uitweg
Maak van de exit een gewone bedrijfsvoeringsvraag in plaats van een noodgeval. Zet in uw agenda dat u jaarlijks een export maakt en opent, ook als u tevreden bent. Houd een actuele lijst bij van welke systemen u gebruikt, op wiens naam ze staan en wanneer de contracten aflopen. Bewaar de beheerderswachtwoorden op een plek waar meerdere mensen bij kunnen, niet alleen bij de leverancier. Die drie gewoontes kosten twee uur per jaar en maken het verschil tussen een overstap die u zelf plant en een overstap die u wordt opgedrongen.
