Het verschil zit zelden in de prijs
Wie drie offertes naast elkaar legt, ziet drie bedragen en denkt te kunnen kiezen. Meestal gaan die drie bedragen echter niet over dezelfde opdracht. De een rekent de afvoer van materiaal mee, de ander niet. De een neemt een marge voor tegenvallers, de ander zet er een stelpost in die later hoger uitvalt. Het goedkoopste voorstel is regelmatig het duurste, simpelweg omdat er het minst in staat. Begin daarom niet met vergelijken, maar met gelijk maken.
Maak eerst de opdracht gelijk
Schrijf zelf op wat er moet gebeuren, in hoeveelheden en met de gewenste kwaliteit, en stuur die omschrijving naar iedereen die een prijs mag maken. Dat kost een uur en bespaart u het raden achteraf. Vraag daarnaast om een specificatie per post in plaats van een totaalbedrag. Een leverancier die dat weigert, maakt vergelijken onmogelijk, en dat is op zichzelf ook informatie.
Let op stelposten en voorbehouden
Een stelpost is een geschat bedrag voor iets dat nog niet vaststaat, bijvoorbeeld tegels die u nog moet kiezen. Stelposten zijn legitiem, maar een offerte die er vol mee staat is eerder een indicatie dan een prijs. Kijk ook naar de voorbehouden: prijspeil, levertijden van materiaal, onvoorziene omstandigheden. Vraag bij elk voorbehoud wat er gebeurt als het zich voordoet, en wie dat dan bepaalt.
Wat er niet in staat, kost het meest
Loop de offerte af op wat ontbreekt. Zit het transport erin? De aansluitkosten? Het opruimen en afvoeren? De reistijd? Wordt er per uur of voor een vaste prijs gewerkt, en wat gebeurt er bij uitloop? Staat de btw erbij, en welke betaaltermijnen gelden er? Is er een geldigheidsduur, en wat is de regeling als u halverwege stopt? Die laatste vraag stelt bijna niemand, en juist daar zitten de vervelende verrassingen.
Het gesprek na de offerte
De meeste informatie zit niet in het document maar in de toelichting erop. Loop de offerte telefonisch door en vraag bij twee of drie posten waarom het bedrag zo is opgebouwd. Een leverancier die zijn eigen calculatie kan uitleggen, heeft hem zelf gemaakt. Wie moet terugbellen of naar een collega verwijst, heeft een prijs overgenomen uit een sjabloon. Vraag in dat gesprek ook wat hij zou schrappen als u vijftien procent goedkoper wilt uitkomen. Het antwoord laat zien wat hij als kern van de opdracht ziet, en soms blijkt daaruit dat er iets in zit dat u helemaal niet nodig hebt.
